【保存版】見やすい在庫管理表をつくる5つのコツ！必須項目や作成ツールも紹介

1. 見やすい在庫管理表を作るメリット3つ

こちらでは、見やすい在庫管理表を作る3つのメリットを紹介します。

1. 在庫管理のコストを削減できる
2. 適切な在庫量を維持できる
3. データを共有して客観的な分析ができる

1-1 在庫管理のコストを削減できる 

在庫管理表が見やすいと、業務自体がスムーズに行えるようになります。数量や場所の把握が容易になるからです。

さらに品質や発注時期のコントロールも適切に行えるため、破棄などで余分にかかっていたコストの削減もできます。

さらに、業務で必要な時間や手間、人員を削減できるので、効率の改善や人件費削減も見込めるでしょう。み取るだけで入荷数のカウント、品質チェックを行うことができ、在庫データへ反映可能です。捗管理

1-2 適切な在庫量を維持できる 

在庫管理表は、現状の在庫量を分析し、適切な数を維持するために有効です。データを一括で管理しつつ、過去の記録も参照できるからです。

分析することで次のようなことが分かります。

• 商品ごとの売上
• 時期による売上の違い
• 発注数と頻度
• 消費期限（使用期限）までの日数
• 受注と出荷の間のタイムラグ

適切な数を発注し在庫を保つことは、顧客の要望にスピーディに応え、過剰在庫や欠品状態になることを防ぎます。

これらは顧客からの信頼を得ることや、売上に直結することなので、非常に重要です。

さらに販売機会を失ったり、商品を破棄したりする事態も防げるので、コストの削減や企業利益の増大が見込めるでしょう。

1-3 データを共有して客観的な分析ができる 

在庫データは、管理業務を担当している人のみが知っている情報になりがちです。データが共有できていないことは、担当者が不在の時に業務効率が落ちたり、他部署との連携が滞ったりする事態を引き起こしかねません。

在庫管理表を見やすく作成すると、直接業務に関わっていない人も在庫の現状を理解できるようになります。さらに、データを社内で共有することは特定の社員に負担が過度にかかることを防止し、他部署との連携を強化します。

多方面から在庫データの分析をすることができるようになるので、担当者が気付かなかったミスが発覚することがあるかもしれません。さらに、現場の人員以外からの客観的な分析は、新たな売れ筋の発見や、無駄の削減に繋がります。

 

 

2.　見やすい在庫管理表を作る5つのコツ

こちらでは見やすい在庫管理表を作るコツ5つをご紹介します。具体的な導入方法も紹介するので、ぜひ確認してみてください。

1. なるべく情報を1ページに収める
2. 在庫の位置情報まで含める
3. 重要な情報は強調する
4. シンプルな表にする
5. 記録の履歴を残す

2-1 なるべく情報を1ページに収める 

在庫管理表は、短時間で正確に情報を確認できるようにしましょう。

表が複数ページに渡っていると「確認したい情報が何ページ目にあるのか」ということをまず探す必要があるので、時間や手間が増えてしまいます。

仮に1ページに収まらないようなら、在庫管理表が複雑になっている可能性があるため、項目やスペースの見直しが必要かもしれません。

• 参照回数が少ない項目を削除する
• 優先順位の高い項目のスペースを広く取る
• 低い項目のスペースを狭くする

上記のような対策が考えられます。現在の在庫管理表を確認して、実践してみてください。

2-2 在庫の位置情報まで含める 

在庫管理表では「何の在庫がいくつあるのか」という情報が最も大切です。それに加えて「その在庫が「どこ」にあるのか」という情報を加えると、見やすい在庫管理表を作成できます。

在庫の場所を探す時間を短縮できるため、棚卸しなどの確認業務の効率化が可能です。

在庫は棚の中で列、連、段を用いて区分するのが基本です。

位置情報を効果的に表に含めるには、

• わかりやすく棚番（棚ー列ー連ー段）を設定する
• 棚には、視覚的に確認できるように棚番を貼る
• 棚ごとにバーコードを割り当て、記録の際はバーコードを読み取る

という方法が有効です。

棚番はアルファベットや数字を順に用いるなど、場所を予測しやすい並びにしておくと良いでしょう。

バーコードを割り当てるという方法はハンディターミナルや在庫管理システムを導入していることが前提とはなりますが、記入ミスなどのヒューマンエラーを削減できます。

2-3 重要な情報は強調する 

在庫管理表において特に大事な情報は「どの商品が、いくつあるのか」「適切な数か」ということです。これらの情報は太字などで強調してひとめでわかるようにすると、見やすくなります。

例えば「不足している在庫数を赤字にする」という対応を取ると、発注すべき商品をすぐに確認することが可能です。

このように重要な情報を強調しておくと、業務の際に見るべきデータがすぐにわかり、ミスにも気づきやすくなります。

2-4 シンプルな表にする 

在庫管理表は作成者以外の担当者も使用し、時には業務に関わっていない人が見る可能性もあります。誰が見てもわかりやすくするためには、ある程度シンプルにすることが重要です。

過度に複雑化することを防ぐためには、担当者以外が表をチェックする機会を定期的に設けることが有効です。複雑化すると、在庫管理表が持つ大きなメリットである「共有による分析力向上」が薄れてしまいます。

具体的には、入力する要素を増やしすぎないようにすることが大切です。

新たな要素を表に盛り込みたいときには、必ず複数人で慎重に検討しましょう。担当者以外が見やすいシンプルな形式でないと、担当者の不在時に業務が停滞しかねません。

2-5 記録の履歴を残す 

新たなデータを入力する際に、それまで入力されていたデータを削除して上書きするのではなく、過去のデータは残したうえで追記するようにしましょう。

過去のデータを削除してしまうと、在庫の分析が難しくなって問題点の発見が遅れる場合があります。

例えば、過去の発注数では少なすぎて欠品が相次いでいたとします。記録が残っていないと、そのことに気づかず同じ数で発注を続けてしまい、貴重な販売機会を失う可能性があります。

そのほか、過去に商品数の記入ミスをしたことが原因でデータと実際の数がずれてしまうと、上書きしている表ではさかのぼって原因を追求することが難しいです。これはミスを繰り返してしまうことにつながるので記録の履歴を残すことは大切だといえます。

3.　見やすい在庫管理表に必須の7項目

こちらでは在庫管理表に必須の7項目を紹介します。シンプルを求める中でも必須の項目ですので、ぜひ確認してみてください。

1. 処理を行った日付
2. 商品名・商品コード
3. 入庫数
4. 出庫数
5. 在庫数
6. 保管場所
7. 備考欄

3-1 処理を行った日付 

処理を行った日付をいれることで「いつ時点のデータなのか」がわかりやすくなります。

• 入庫
• 出庫
• 在庫の移動

などを行った日付を記入しましょう。

3-2 商品名・商品コード 

商品ごとの売上の推移などを確認できます。名前が似ている商品があったり、サイズやカラー展開が豊富だったりする場合は混同してしまう可能性があるので、商品コードまで記入すると便利です。

3-3 入庫数 

入庫数は、現在の在庫数を把握するために必要です。入庫数から出庫数を引いた残りの数が現状の在庫となります。

適切な発注数や在庫数を決めるためにも、正確に記入することが大切です。

3-4 出庫数 

出庫数も在庫数の把握に必要です。出庫数は売上にも密接にかかわっているので、推移から売れ筋や死に筋を分析することは、売上増加に繋がります。

分析力を高めるためにも「◯日に◯個出庫」と、時期と個数を記録しておきましょう。

3-5 在庫数 

実際の在庫数をカウントして記入します。在庫数は「入庫数－出庫数」で求めることが可能です。カウントした在庫数と計算から導かれた数値が違う場合は、どこかでミスやトラブルあった可能性があります。

在庫数を把握しておくことは、発注のタイミングや数量をコントロールするために必要です。入庫と出庫の日付、数量と併せて正確に管理するようにしましょう。

3-6 保管場所 

特定の商品を探すときにかかる時間を短縮できるので、出庫作業や棚卸の業務効率を上げられます。さらに、データと実際の在庫数とずれがあったときの原因究明にも役立ちます。

見やすくわかりやすい表にするために、棚に番号を割り当てる・担当者へ保管場所の周知を徹底するなどの工夫が必要です。

3-7 備考欄 

在庫の状態や、再入荷の必要性などを記入すると便利です。複数人が業務を担当する場合には、担当者名も記入できるようにするとよいでしょう。

4. 見やすい在庫管理表を作成できるツール3つ

こちらでは、在庫管理表を作成できるツール3つを紹介します。それぞれのメリットやデメリットも説明するので確認してみてください。

1. 在庫管理システム
2. 手書き
3. Excel

4-1 在庫管理システム 

在庫管理システムを導入すると、在庫管理表を手作業で作成する必要がなくなります。

システムが自動で在庫のデータを集計し、分析までしてくれるからです。

在庫管理システムは

• 在庫一覧機能
• 入出庫管理機能
• 在庫分析機能

などを備えており、データをグラフや表を用いて視覚的にわかりやすい形で出力することも可能です。

メリット

• 情報の管理が容易になる
• 業務効率改善
• 情報のリアルタイム性が向上

在庫管理システムを用いると、データをデジタル化できるため、管理が容易になります。記入ミスや記入漏れなどのヒューマンエラーも減り、在庫管理表を紛失といった事態も回避可能です。

分析もシステムが行なってくれるので、適切な在庫数の維持も容易に行えるでしょう。

Excelや手書きではどうしても、在庫管理表に記入→情報を共有するまでの間にタイムラグが生まれてしまいます。

その点在庫管理システムはリアルタイムで情報を更新・共有できるので、信頼性の高い情報を常に得られるでしょう。

「扱っている商品の数は多いが人員が足りない」という場合には、在庫管理システムを搭載したロボットの導入も効果的です。上記のメリットに加えて、ピッキングや仕分けなどの作業もアシストしてくれるので、少ない人員で多くの業務を行えます。

デメリット

• 初期コストがかかる
• システムに対応した人員の育成が必要

Excel、手書きの在庫管理表に比べて、在庫管理システムの導入はどうしてもコストがかかります。

自社の倉庫の規模や扱う商品数、改善したい点を明確にし、費用対効果をよく考えてから導入することが大切です。

導入後は対応のために、在庫管理の現場はもちろん、他部署でも業務を変更する必要が出てくるでしょう。導入後の想定を綿密にしてから導入しないと、かえって混乱をうむかもしれません。

4-2 手書き 

手書きはその名の通り、担当者が紙とペンを用いて在庫数を把握する方法です。

メリット

• 導入しやすい
• 無料のテンプレートがたくさんある
• 直感的に扱える

手書きの在庫管理表の最大のメリットはなんといっても導入のしやすさです。

無料のテンプレートをダウンロードすれば、印刷するだけで導入できます。規模の小さな企業であれば、手書きでも十分対応可能な場合もあるでしょう。

運用にも特別なスキルは必要なく、表の項目に従って直感的に記入できます。

デメリット

• 膨大なデータの管理は難しい
• ヒューマンエラーが起こる

膨大なデータを手書きで管理しようとすると、時間と手間がかかります。さらに手書きではデータの検索ができないので、過去のデータを参照することや、特定の商品の在庫の流れを分析することには向きません。

表の紛失やデータの流出の恐れがあるほか、記入ミスなどのヒューマンエラーも起こりえます。手書きならではのミス（数字の1と7の見間違えなど）も起こるかもしれません。

4-3 Excel 

利用者経験者が多く、たくさんの人が見慣れたツールであるExcelも、在庫管理ツールとして活用できます。

メリット

• 作成が容易
• 計算機能があるので数量管理は容易
• データの検索機能がある

Excelでは表の作成が簡単にできるほか、関数を用いて在庫数を計算することも可能です。関数がうまく扱えない、という人でも、無料のテンプレートをダウンロードすれば作成できます。

さらに手書きと異なるところは、データの検索機能があることです。「特定の商品や時期のデータのみを抽出して推移を見る」ということもできます

デメリット

• リアルタイムの連携がしづらい
• スキルがないとカスタマイズや修正がしにくい
• データを紛失する恐れがある
• ヒューマンエラーが起こる

Excelによる在庫管理はどうしてもリアルタイムでの連携がしづらく、在庫管理システムに比べると更新の手間がかかってしまう点がデメリットです。

導入時にはテンプレートを使用すれば良いですが、企業によって扱う商品数や性質は異なるので、カスタマイズする必要性が出てくるでしょう。

さらにパソコン上でデータを打ち込む必要があるので、担当者が保存するのを忘れてしまった、パソコンの不調でエラーが出たなどの事態が起こって、データが消えてしまう可能性もあります。

導入の際には自社の規模、社員の能力などを考慮し、ヒューマンエラーを防ぐ工夫をする必要があります。

5. まとめ

在庫管理表は在庫管理において重要ですが、どのツールを用いてどんな項目を含めるかは、それぞれの企業の特質や改善したい点によって様々です。

現在自社が抱えている問題点は何なのか、どのような作成方法が自社に適しているのか、ということをよく考えて、見やすい在庫管理表の導入を検討しましょう。

なお、自社に最適な方法を考えるには、倉庫内のオペレーションに精通した専門家の意見を聞くことが効果的です。

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